POINTS CRITIQUES ILLUSTRÉS SUR LES SALLES DE SÉMINAIRES

Le marché des séminaires a repris du poil de la bête depuis le coup d’arrêt de deux ans durant la crise du Covid. On retourne chez les prestataires MICE pour se réunir.

Notre dernière étude indique que 67 % des organisateurs de séminaires choisissent des hôtels où se réunir, 66 % les lieux de réceptions divers et 34 % les châteaux et demeures de caractère (plusieurs réponses possibles), entre autres.

Dans tous les cas, on utilise des salles de réunions pour quelques heures ou quelques jours.

Nos propres observations mais aussi les enquêtes que Coach Omnium réalise sur le marché depuis 1992, dont les interviews d’organisateurs de séminaires et de participants, nous confirment les défauts les plus courants que l’on peut constater dans l’offre en salles de réunions.

Les imperfections sont fréquentes ou plus rares, graves ou passables/acceptables… Quoi qu’il en soit, lorsque vous êtes dans une salle durant longtemps, les désagréments finissent par se voir et à se subir sur la durée : assise inconfortable, lumière blafarde, température trop (ou pas assez) élevée, décor froid et autres motifs d’agacement et d’inconfort.

La salle de réunions doit évidemment être bien agencée pour pouvoir travailler de façon aisée en groupe. Ce n’est pas toujours le cas. On installe les tables selon le type de travail programmé et la nature de la réunion : en U, en V, en école ou en théâtre.

LES DÉFAUTS LES PLUS COURANTS :

• Assises inconfortables : rester de nombreuses heures sur une chaise/fauteuil où l’on est mal assis peut vite devenir pénible et s’apparenter à une séance de torture. Cela peut provenir de l’ergonomie de l’assise mal conçue ou encore de la matière (tissus qui gratte, matière synthétique sur laquelle on transpire, cuir sur lequel on glisse…). La bonne orientation est de proposer des fauteuils sur roulettes, qui permettent de surcroît de faire basculer le dossier. On évitera tant que possible les chaises pliables.

• Mobilier abîmé : cela se voit très souvent. Plus encore lorsque l’exploitant le bouge sans cesse pour réagencer la salle. Certains prestataires croient bon de masquer les tables endommagées par des nappes cache-misère : c’est laid, les nappes sont parfois en synthétique désagréable au toucher et sont mal repassées. Une table de salle de réunions n’est pas une table de banquet : le nappage est à bannir. Quant aux chaises, elles sont couramment sales et tachées.

• Éclairage désagréable : c’est malheureusement très répandu. Lumière froide à donner un teint livide façon famille Adams, spots qui éblouissent, niveau d’éclairement insuffisant ou à l’inverse trop violent… Souvent il n’existe pas de variateur pour faire évoluer la lumière selon les séquences de travail.

• Absence de lumière naturelle. Les salles de réunions sont souvent installées dans des zones non nobles des bâtiments (sous-sol, caveau, etc.). Se trouver durant des heures dans une salle uniquement en lumière artificielle est vite éprouvant. Cela peut jouer défavorablement sur l’humeur des participants et sur la perception de la prestation.

• Pas de décoration : les salles de réunions sans décoration végétale (si possible naturelle), sans cadres, sans stucs, sans soucis d’embellissement… bref juste des cubes froids et impersonnels, sont tristes et détestables.

• Pas de domotique et de système connecté : à l’ère de la modernité à laquelle tout le monde s’est habitué, il devient inconcevable que les participants aux séminaires n’aient pas de facilités technologiques pour les aider dans leur travail. Il existe de nombreuses solutions pour cela (voir notre Livret-conseil sur les séminaires). La domotique dans une salle de réunions n’est plus un gadget. Avec un écran de contrôle mural ou une tablette, on devrait pouvoir commander l’occultation, la lumière, la température, la ventilation, l’ouverture/fermeture de l’écran de projection, etc. et même indiquer au prestataire à quelle heure faire la pause ou le déjeuner.

• Insuffisance de prises électriques : quand on sait que quasiment tout le monde dispose d’un smartphone et d’un ordinateur portable (ou tablette) en réunion, il va de soi qu’il faut des prises électriques disséminées un peu partout en salle et en grand nombre. Mettre à disposition des multiprises avec des rallonges électriques rend service, mais ne fait pas très pro et est moche.

LES DÉFAUTS ASSEZ COURANTS :

• Température & ventilation : trop chaud (après quelques moments en groupe), trop froid (lorsqu’on arrive le matin dans la salle), la température est souvent un problème. D’autant plus quand on ne peut pas la régler ou que son contrôle est inefficace. L’insuffisance de renouvellement d’air peut également poser un problème (VMC pas assez puissante ou sans performance). On s’en rend compte lorsque bon nombre de participants ont mal à la tête. Et ouvrir dans cesse la fenêtre n’est pas une solution tenable (surtout en hiver ou lorsqu’il y a beaucoup de bruits venant de l’extérieur).

• Absence de coin-pause : il faut que les participants puissent en permanence se lever pour prendre des boissons chaudes et froides, ainsi que de quoi grignoter. La pause toutes les 2 heures ne remplace pas un petit buffet dans la salle.

• Paper-board : pour que l’animateur ne se casse pas le dos à bouger son paper-board durant les séances, en solo ou en double, il faut qu’il soit sur roulettes, comme les assises. Ne pas négliger de disposer de feutres en bon état de marche et de plusieurs couleurs, ainsi que de quoi afficher les feuilles au mur.

• Occultation inefficace : lorsque l’on veut faire des projections, ce qui est courant, il faut pouvoir occulter la pièce et totalement, si on le souhaite. Ce n’est pas souvent possible.

• Stockage sauvage : il est fréquent de voir des salles de réunions dans lesquelles un coin sert de stockage de mobilier ou d’autres accessoires. C’est désolant, car hideux et pas très professionnel. Au pire, c’est à cacher par un grand rideau ou un paravent.

• Porte : la porte de la salle doit pouvoir être condamnée durant les réunions et ne doit pas être transparente. La salle doit être considérée comme un sanctuaire. Ce qui s’y passe est nécessairement confidentiel. Idéalement, il faut que la porte opaque soit dotée d’un œilleton tourné vers l’extérieur afin de voir qui frappe à la porte.

• Wifi & 4G : on voit parfois des lieux, surtout à la campagne, où la réception de la 4G est moribonde. Quand en plus la Wifi déraille, il y a de quoi s’énerver en séminaire.

=> Pour davantage de détails et de recommandations pratiques, téléchargez dans notre Livret-conseil sur les séminaires.

Mark Watkins